Politique de gestion contractuelle

(Dernière mise à jour le 2010-12-27)

Il est proposé par madame Diane Langlois, conseillère, appuyé par madame Léda Labrecque, conseillère, d’adopter la politique de gestion contractuelle en vertu de l’article 938.1.2. du Code Municipal comprenant les mesures suivantes visant à assurer une saine concurrence:

Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l’un de ses représentants n’a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumission pour laquelle il a présenté une soumission :

Le conseil délègue au directeur général le pouvoir de former tout comité de sélection nécessaire pour recevoir, étudier les soumissions reçues et tirer les conclusions qui s’imposent.
Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l’appel d’offres et être composé d’au moins trois membres.
Tout membre du conseil, tout employé et tout mandataire de celui-ci doit préserver, en tout temps, la confidentialité de l’identité des membres de tout comité de sélection.
Lors de tout appel d’offres exigeant la création d’un comité de sélection, les documents d’appel d’offres doivent contenir des dispositions aux effets suivants :

Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que, ni lui ni aucun de ses représentants, n’a communiqué ou tenté de communiquer, dans le but d’exercer une influence, avec un des membres du comité de sélection.
Si un soumissionnaire ou un de ses représentants communique ou tente de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un membre du comité de sélection, sa soumission sera automatiquement rejetée.

Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres :

Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans qu’il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis.
Doit être insérée dans les documents d’appel d’offres une disposition prévoyant que si un soumissionnaire s’est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d’une entente ou d’un arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée.

Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi :

Tout membre du conseil ou tout employé s’assure auprès de toute personne qui communique avec lui aux fins de l’obtention d’un contrat que celle-ci s’est inscrite au Registre des lobbyistes prévu par la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyiste.
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que, ni lui ni aucun de ses représentants, ne s’est livré à une communication d’influence aux fins de l’obtention du contrat, ou si telle communication d’influence a eu lieu, joindre à sa soumission une déclaration à l’effet que cette communication a été faite après que toute inscription exigée en vertu de la loi au Registre des lobbyistes ait été faite.

Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption :

La municipalité doit, dans le cas d’appel d’offres sur invitation écrite, favoriser dans la mesure du possible l’invitation d’entreprises différentes. L’identité des personnes invitées ne peut être rendue publique que lors de l’ouverture des soumissions.
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne s’est livré à des gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption.
Tout appel d’offres doit indiquer que, si une personne s’est livrée à l’un ou l’autre des actes mentionnés au paragraphe qui précède, la soumission de celle-ci sera automatiquement rejetée.

Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflit d’intérêts :

Toute personne participant à l’élaboration, l’exécution ou le suivi d’un appel d’offres ou d’un contrat, ainsi que le secrétaire et les membres du comité de sélection le cas échéant, doivent déclarer tout conflit et toute situation de conflit d’intérêts potentiel.
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant qu’il n’existait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d’intérêts en raison de ses liens avec un membre du conseil ou un fonctionnaire.

Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demande de soumission et de la gestion du contrat qui en résulte :

Aux fins de tout appel d’offres, est identifié un responsable à qui est confié le mandat de fournir toute information concernant l’appel d’offres et il est prévu dans tout document d’appel d’offres que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s’adresser à ce seul responsable pour obtenir toute précision relativement à l’appel d’offres.
Lors de tout appel d’offres, il est interdit à tout membre du conseil et à tout employé de la municipalité de répondre à toute demande de précision relativement à tout appel d’offres autrement qu’en référant le demandeur à la personne responsable.

Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contrat :

La municipalité doit, dans tout contrat, établir une procédure encadrant toute autorisation de modification du contrat et prévoir que telle modification n’est possible que si elle est accessoire au contrat et n’en change pas la nature.
La municipalité doit prévoir, dans les documents d’appel d’offres, tenir des réunions de chantier régulièrement pendant l’exécution de travaux afin d’assurer le suivi de l’exécution du contrat.

Adoptée lors de la séance régulière du 6 décembre 2010.

Claudette Aubé, directrice générale

Municipalité de Saint-Paul-de-Montminy