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Politique de confidentialité

Avis relatif à la protection des renseignements personnels (PRP)

OBJET

Cet avis décrit les politiques et les pratiques de protection des renseignements personnels appliquées par la Municipalité de Saint-Paul-de-Montminy  (ci-après la « Municipalité ») en lien avec ce service (ci-après le « Service »).

 

CONSENTEMENT GÉNÉRAL

En utilisant le Service, vous acceptez que vos informations personnelles soient collectées, utilisées, communiquées et conservées conformément aux conditions énoncées dans cet avis. Si vous n’êtes pas d’accord avec ces termes, veuillez ne pas utiliser le site.

 

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS

Les renseignements, qui concernent une personne physique (ci-après l’« Usager ») et qui permettent de l’identifier, directement ou indirectement, sont des renseignements personnels (« RP »).

La municipalité ne recueille que les renseignements personnels strictement nécessaires à l’utilisation du Service. Sauf dans certains cas spécifiques (mentionnés ci-dessous), le Service ne demande ni ne recueille de renseignements personnels permettant d’identifier directement un utilisateur.

Les seuls renseignements recueillis, qui ne permettent pas l’identification directe d’un utilisateur, comprennent :

  • Adresse IP
  • Fureteur et système d’exploitation
  • Horaire et durée de l’utilisation

 

CONTEXTES SPÉCIFIQUES

Dans certaines circonstances spécifiques, la municipalité peut nécessiter que l’utilisateur fournisse des renseignements personnels permettant de l’identifier pour des raisons de traitement. Dans ces cas, la municipalité précisera clairement quels renseignements doivent être fournis et comment ils seront utilisés, afin que l’utilisateur puisse donner son consentement explicite à leur collecte.

Exemples de contextes spécifiques :

  • Création d’un compte;
  • Dépôt d’une candidature;
  • Demande d’information;
  • Inscription à une liste de diffusion.

Les renseignements personnels recueillis dans des situations spécifiques sont soumis à des règles qui garantissent leur suppression ou leur anonymisation complète ou partielle une fois que le processus de traitement associé est terminé.

Si un utilisateur décide de supprimer son compte, tous les renseignements personnels le concernant seront définitivement et irrévocablement supprimés. Dans le cas où un utilisateur ne peut pas supprimer son compte par lui-même, il peut en faire la demande à la municipalité, qui s’engage à le faire dans les plus brefs délais.

 

UTILISATIONS

La municipalité collecte, utilise et communique les RP pour les fins suivantes :

  • La création et la gestion d’un compte d’utilisateur pour le Service;
  • L’authentification et la gestion de l’accès et de l’utilisation du Service;
  • Répondre et traiter les demandes de l’utilisateur;
  • La personnalisation des préférences d’abonnement de l’utilisateur au Service;
  • La transmission des avis selon les préférences de l’utilisateur du Service.

 

MODE DE COLLECTE ET CONSENTEMENT

Les renseignements personnels sont obtenus directement de l’utilisateur et doivent être précis, complets et à jour. Avant de recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels, la municipalité obtient votre consentement, sauf dans les cas où une exception s’applique.

 

RETRAIT DE CONSENTEMENT

En règle générale, vous ne pourrez pas retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels pour la gestion et l’administration du Service par la municipalité. En effet, l’utilisation des renseignements personnels recueillis est nécessaire pour la gestion et le fonctionnement du Service. Par conséquent, même si vous avez le droit de retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels, la municipalité ne pourra alors plus vous donner accès au Service.

 

ACCÈS ET COMMUNICATIONS

Vos RP sont accessibles seulement aux membres du personnel de la municipalité qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.

Le Service peut inclure des hyperliens vers d’autres sites Internet de tiers, lesquels sont indépendants du présent Service. La municipalité n’est pas responsable du contenu et des politiques de ces sites. La municipalité vous recommande de prendre connaissance des politiques de ces sites avant de les utiliser. Les informations personnelles que vous transmettez par l’intermédiaire de ces sites de tiers seront assujetties à la politique de protection des renseignements personnels de ces derniers.

De façon exceptionnelle, la municipalité peut également donner accès ou communiquer vos RP à des tiers, dont des fournisseurs de services, dans le cadre et aux fins de l’exécution de contrats de services, ou à des autorités publiques, par exemple :

  • Une personne agissant pour vous avec votre consentement;
  • Nos fournisseurs de services, dont l’entreprise qui gère le Service;
  • Un organisme public chargé d’enquête ou d’application de la loi, dont les autorités de poursuite criminelle et pénale;
  • La Commission d’accès à l’information (autorité de contrôle en matière de protection des renseignements personnels) et à toutes les personnes autorisées à les obtenir selon la loi.

La municipalité ne loue, ne vend et n’échange pas vos RP.

 

CONSERVATION/DESTRUCTION/LOCALISATION

La municipalité conserve vos RP pendant la durée nécessaire aux utilisations pour lesquelles ils ont été recueillis et pour les durées de conservation légales applicables, ce qui peut parfois justifier des durées de conservation plus longues. La destruction ou l’anonymisation (retrait des renseignements permettant d’identifier une personne) sont effectuées de façon sécuritaire.

La municipalité utilise des systèmes et des fournisseurs de services en technologie qui permettent d’assurer la conservation sécuritaire de vos RP de façon à maintenir leur confidentialité.

Vos RP sont conservés à Saint-Paul-de-Montminy.

 

TÉMOINS DE NAVIGATION ET GOOGLE ANALYTICS

Témoins de navigation

Des témoins de navigation (couramment appelés « cookies ») sont utilisés pour faciliter et optimiser votre navigation sur le Service. Les témoins sont constitués de fichiers qui sont téléchargés et enregistrés sur un appareil utilisé pour la navigation sur Internet. Les témoins utilisés par la municipalité ne permettent pas de collecter des RP au sujet des utilisateurs.

La plupart des fureteurs utilisés pour accéder à Internet acceptent par défaut les témoins. Un utilisateur peut, à tout moment, modifier les paramètres de confidentialité de son navigateur afin de bloquer les témoins ou effacer ceux qui sont déjà enregistrés. Cette action n’empêche pas l’accès au Service, mais peut avoir une incidence sur la performance de celui-ci durant votre visite.

 

Google Analytics

La municipalité a recours à des outils d’analyse (Google Analytics) pour son Service. Ces outils permettent la collecte, l’analyse, la mesure et la présentation de données sur les visites effectuées, dans le but de comprendre et d’optimiser l’utilisation du Service.

La municipalité conserve ce type d’information pour comptabiliser, entre autres :

  • Le nombre de visiteurs;
  • Les pages les plus fréquentées;
  • La technologie utilisée par la clientèle de son Service;
  • Les sites référents;
  • Le pays d’origine des utilisateurs du Service.

 

SÉCURITÉ

La municipalité applique des mesures de sécurité proportionnelles au degré de sensibilité de vos RP afin d’en préserver la confidentialité.

La municipalité utilise notamment le chiffrement pour préserver la confidentialité des informations qui transitent entre l’appareil d’un utilisateur et le Service.

La municipalité applique également des mesures administratives et physiques aux fins de préserver la sécurité de vos RP.

Même si la municipalité applique des mesures de sécurité adéquates pour protéger vos RP et réduire les risques d’atteinte, la municipalité ne peut garantir à 100 % que vos RP ne feront pas l’objet d’une atteinte à la confidentialité ou à l’intégrité en cas de violation de nos mesures de sécurité. Si vous avez des raisons de croire que vos RP ont été compromis en utilisant le Service, veuillez communiquer avec le bureau du responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent ci-dessous.

Responsable de la protection des renseignements personnels : La direction générale de la municipalité

 

VOS DROITS

La municipalité respecte les droits qui vous sont reconnus par la loi à l’égard de vos RP et applique ainsi des procédures permettant de traiter les demandes suivantes :

 

ACCÈS ET RECTIFICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vous pourrez consulter les RP que la municipalité a collectés ou obtenus sur vous dans le cadre de l’utilisation du Service, vérifier leur exactitude et les modifier si nécessaire, sous réserve toutefois d’exceptions prévues dans la loi. Les demandes d’accès et de rectification sont gratuites. Toutefois, des frais raisonnables pourront vous être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de vos RP. Votre demande d’accès ou de rectification devra être transmise au bureau du responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées qui se trouvent ci-dessous et sera traitée conformément aux exigences applicables.

Responsable de la protection des renseignements personnels : Valérie Draws, Responsable du greffe

 

TRAITEMENT AUTOMATISÉ

Si la municipalité met en place un processus de prise de décision qui est fondée exclusivement sur un traitement automatisé (sans intervention humaine) de RP, et qui s’appuie uniquement sur un algorithme, vous en serez informé; vous serez également avisé de votre droit de présenter vos observations à l’égard de cette décision.

 

PORTABILITÉ

Vous pourrez obtenir, sur demande, une copie des renseignements personnels qui ont été collectés ou obtenus sur vous dans le cadre de l’utilisation du Service. En l‘absence de difficultés pratiques sérieuses, vous pourrez demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

 

QUESTION OU PLAINTE

Toute question à l’égard de vos RP ou plainte doit être acheminée au bureau du responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent ci-dessous.

Responsable de la protection des renseignements personnels : Directeur général de la municipalité

Coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels

En l’absence de désignation par la municipalité, le plus haut dirigeant de la municipalité agit à titre de responsable de la protection des renseignements personnels.

 

MODIFICATION

La municipalité peut périodiquement modifier le contenu du présent avis. Le cas échéant, une mention à cet effet sera affichée sur son site Internet.

Mise à jour : 01/03/2024